Het is een van de lastigste onderwerpen voor vrijgevestigde psychologen: de keuze voor een geschikt administratief programma. Om tot een goed oordeel te komen, moet je er veel vanaf weten. Hoewel menig psycholoog niet veel affiniteit heeft met IT, is het toch verstandig om je erin te verdiepen, want een goed systeem kan veel werk besparen. Wat kan een goed programma voor je betekenen, hoe kies je er een?
Welk programma moet ik nemen? Het lijkt een simpele vraag, maar niemand kan er antwoord op geven. Het ligt eraan wat je nodig hebt, is doorgaans de reactie. Ga je een paar avonden per week cliënten ontvangen of start je een fulltime praktijk? Doe je alleen eerstelijnswerk of ook tweedelijns en moet je dbc’s kunnen invoeren? Heb je contracten met verzekeraars, zodat je elektronisch moet declareren? Heb je er geld voor over of moet het op een koopje? Wil je er zelf tijd in steken, of wil je alles verzorgd hebben? Wat vind je een prettige lay-out? Wat voor systeem en computer heb je, hoe is je internetverbinding? Toch vormen al deze nuances niet de enige reden waarom er weinig antwoord komt op de beginvraag. Want niemand heeft het volledige overzicht. Een inventarisatie maken kost veel tijd en geld en raakt bovendien snel weer achterhaald.
‘Ik hoor van mijn cursisten dat ze de keuze van een goed administratieprogramma een van de lastigste dingen vinden van het ondernemen’, zegt Arnoud van Buuren. Hij is voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Vrijgevestigde Psychologen en Psychotherapeuten (nvvp) en geeft een training aan psychologen en psychotherapeuten die zich zelfstandig willen vestigen. ‘En dat het lastig is, kan ik me voorstellen. Als je geen idee hebt hoe zulke programma’s werken en wat ze kunnen, hoe moet je dan een goed oordeel vellen over wat goed is en wat niet?’
Wel of niet
De eerste vraag die je je moet stellen, is of je zo’n computerprogramma wel nodig hebt, zegt Van Buuren. ‘Wie een paar avonden cliënten gaat ontvangen, alleen eerstelijnswerk doet en geen contracten met verzekeraars heeft afgesloten, hoeft niet per se te automatiseren. Dan kun je het minimaal houden.’ Alleen gaan vanaf 2012 de vergoedingen van verzekeraars alleen maar verder omlaag.
Maar wie contracten met zorgverzekeraars sluit, ontkomt er niet aan, omdat je dan digitaal moet declareren en dat lukt alleen met een professioneel praktijkprogramma.
‘Voor eerstelijnswerk heeft een praktijkhouder een programma nodig met een agenda, een dossier, een facturatiemodule, eventueel inclusief elektronische declaratie. Daarnaast zou je moeten kunnen invullen welke prijsafspraken je met individuele patiënten en met zorgverzekeraars maakt. Er valt vooral tijd te besparen als alles goed op elkaar is afgestemd en je bijvoorbeeld patiëntgegevens niet vaker hoeft in te vullen’, zegt psychotherapeut Karel Matla, voormalig voorzitter van de Werkgroep Praktijk Automatisering van de nvvp. Maar, zo stelt hij, wie met dbc’s werkt, kan er nog minder omheen. ‘Als je dbc’s in een programma moet bouwen, wordt het echt ingewikkeld: die programma’s zijn duurder en minder dikgezaaid.’
Kijk er dus goed naar, adviseert Van Buuren. ‘Een goed programma is het hart van je praktijk, je kunt er veel tijd en werk mee besparen.’ Begin in een vroeg stadium met oriënteren, luidt zijn advies. ‘Het vraagt tijd om tot de juiste keuze te komen. Het is moeilijke materie, een psycholoog die niet is ingevoerd, moet er echt zijn best voor doen.’
Informeren
Hoe te beginnen? Er is niet veel voorlichtingsmateriaal, niemand heeft een volledig overzicht. Van Buuren: ‘Begin gewoon met om je heen te vragen. Gebruik er de supervisie of intervisie voor, ga eens te rade bij een paar collega’s. En als je een paar programma’s op het oog hebt, vraag een collega naar zijn ervaringen en of je er een keer mee mag werken. Zo kun je een paar programma’s met elkaar vergelijken.’
De verschillende producenten van programma’s zijn ook op internet te vinden. Van Buuren: ‘Ze hebben allemaal wel een site en sommigen hebben een demonstratieversie op hun site staan. Oriënteer je zo op de verschillen.’
Matla vergeleek vier pakketten waarin ook een dbc-module zat: raam, Medicore, Prosoftware, en Onlinedbc van vcd. ‘Wat daaruit kwam, was volstrekt subjectief, ieder programma had zo zijn eigenaardigheden, maar er zaten geen slechte programma’s bij.’
Overzicht is er niet
Een echte consumentenvergelijking door het nvvp of het nip wordt niet gedaan. De nvvp heeft dit ooit wel gedaan, maar het is een enorm karwei, weet Van Buuren. ‘Het is beter als de consument het zelf doet. Want als vereniging moet je alle producenten eerlijk meewegen, een consument hoeft dat niet.’
‘Er is heel veel’, vult Matla aan. ‘Wil je een goede vergelijking maken, dan kost dat veel tijd en geld.’
De nvvp heeft wel een programmavergelijking op haar site staan, waarin globale verschillen tussen programma’s op een rijtje worden gezet. In het hiernavolgende bespreken we de volgende vergelijkingspunten: standalone of online, eigen of externe opslag, modulaire opbouw, kosten, interface en gebruiksgemak, kleine of grote aanbieder.
Standalone of online
Een belangrijke keuze die gemaakt moet worden is tussen een standalone- of een onlineprogramma. Veel leveranciers bieden beide aan.
Bij standalonepakketten wordt de programmatuur op de eigen computer geïnstalleerd. Daar ben je zelf voor verantwoordelijk, evenals voor het installeren van de updates en voor de back-ups. Maar dit soort programma’s hebben hun langste tijd gehad, stelt iedereen.
Op onlineprogramma’s neem je een abonnement. De programmatuur draait op de server, waar ook de data op komen te staan. Zo’n programma hoeft niet te worden geïnstalleerd, je hoeft geen updates te draaien en ook voor de back-ups wordt gezorgd.
Als onlinepakketten de toekomst hebben, waarom kiezen mensen dan toch voor standaloneprogramma’s? Pim Posthumus, eigenaar van PsyPlan dbconsult, stelt: ‘Angst voor beveiliging. Het is een eng idee als de gegevens ergens op internet staan.’ Die angst is maar deels gegrond, vindt hij. ‘In theorie zouden hackers erbij kunnen, maar het is de vraag of ze het doen.’ Bovendien is de computer thuis die aan het netwerk verbonden is, ook gevoelig voor hackers. En daar moet je de beveiliging zelf verzorgen, iets wat maar weinigen doen. ‘
Je zet gemakkelijker een koevoet tussen de deuren van een dossierkast’, vindt Van Buuren. Bovendien kan je computer ook gestolen worden, voegt Matla er uit eigen ervaring aan toe.
Bewaarplicht
Psychologen worden geacht de dossiers vijftien jaar te bewaren. Maar programma’s veranderen geregeld, het is de vraag of de gegevens vijftien jaar later nog tevoorschijn zijn te halen. ‘Dat is nog niet door alle leveranciers geregeld, maar aan het probleem wordt gewerkt. Bij de keuze van een programma is het goed om dit aspect mee te nemen’, aldus Van Buuren.
Behalve dat de software verandert, ontstaat er ook een probleem als de praktijkhouder stopt. En dat is niet zo’n probleem als de gegevens op een eigen computer staan, dan moet je er alleen voor zorgen dat je een computer met het systeem en de data bewaart. Maar als er onlineprogramma’s worden gebruikt, ligt het anders, dan moet de leverancier iets doen.
Ook daaraan wordt gewerkt. Matla: ‘De softwareleverancier hoort iets aan te bieden. Soms biedt hij de gegevens aan. Of je kunt een kijkaccount hebben, dan betaal je honderd euro per jaar, maar dan kun je niets aan de gegevens veranderen. En misschien zijn er leveranciers die het gratis aanbieden.’
Modules
Programma’s zijn vaak modulair opgebouwd en je hoeft niet alle modules te nemen, maar alleen de modules die je nodig hebt, zoals een dbc-module, de correspondentiemodule en de boekhoudmodule. Van Buuren adviseert echter om het goed te doen. ‘Alleen als je het volledig automatiseert, kun je een goede efficiencywinst behalen. Dus koppel je boekhouding aan je patiëntenadministratie.’ Daarmee hoef je niet heel je werkwijze om te gooien. ‘Dossiers hoef je niet per se te typen, als je liever schrijft, kun je de dossiers ook apart van de digitale patiëntengegevens bewaren. Maar ook dan geldt: de efficiency zit erin dat je het allemaal doet.’
Kosten
Een goed praktijkprogramma is niet goedkoop, zoveel is duidelijk. Maar een goed overzicht van de kosten is niet makkelijk te krijgen. Matla: ‘De prijzen veranderen jaarlijks en die zijn net zo transparant als de prijzen van telefoonaanbieders.’
Bij standalonepakketten betaal je vaak één keer een bedrag en betaal je daarna vaak (maar niet altijd) voor onderhoud en service. Bij onlineprogramma’s betaal je minder in het begin, maar vervolgens krijg je een abonnementskosten.
Voor de nvvp zat hij een tijdje in een werkgroep waarin de prijzen van de verschillende programma’s over een paar jaar werden uitgerekend. Matla: ‘Iedere aanbieder, en dus elk programma, heeft zijn eigen manier om prijzen te berekenen. Bij raam moet je een aanschafprijs betalen, maar je moet ook ieder jaar onderhoudskosten betalen. Er zit een gratis helpdesk bij, terwijl je elders daarvoor soms extra moet betalen. Wat het verschil is, weet ik niet. Sommige programma’s versturen je facturen en innen daar een percentage over. Of ze berekenen anderszins een deel van de omzet.’
Toch moet je niet op een paar dubbeltjes kijken, benadrukt Van Buuren. ‘Er zijn consumenten die precies willen weten wat het kost en die het goedkoop willen doen. Dat laatste ontraad ik over het algemeen. Kijk niet op honderd of tweehonderd euro, het is de meest wezenlijke investering voor je praktijk die je doet. Samen met de hardware en een goede internetverbinding is het je levenslijn tegenwoordig.’
Grofweg schat hij in: reken het eerste jaar op een bedrag tussen de duizend en vijftienhonderd euro. Een abonnement kost tussen de vijfentwintig en vijftig euro in de maand.
Bij een standaloneprogramma betaal je jaarlijks voor updates en helpdesk, wat neerkomt op een paar honderd euro per jaar. Alleen waarschuwt Van Buuren voor programma’s die je rekeningen versturen en daar een percentage over berekenen. ‘Dat moet je maar net willen.’ Overigens zijn deze kosten wel fiscaal aftrekbaar.
Er zijn ook gratis pakketten die door verzekeraars worden aangeboden. Geen van de geïnterviewden is er enthousiast over. Van Buuren: ‘Ze zijn gemaakt door een of meer zorgverzekeraars, dat moet je een beetje wantrouwen.’
‘Niet doen’, zegt ook Pim Posthumus. Zeker niet als het een onlinepakket is. ‘Dan zet je je patiëntgegevens bij de verzekeraar neer, dat is nooit handig. Ook al zullen ze het officieel niet inkijken. Er moet meer afstand komen tussen verzekeraars en hulpverleners, dan moet je je niet afhankelijk van hen maken.’
Een gz-psycholoog die liever anoniem wil blijven – ‘anders gaan mensen maar bellen’ – maakt gebruik van een gratis pakket EPexpress en is er best tevreden over. ‘Ik werk maar een paar dagdelen met dit programma en het werkt wel. Niet dat het gebruikersvriendelijk is, maar het gaat. Het programma staat op mijn computer; als de gegevens bij een verzekeraar stonden, zou ik het ook wel raar vinden.’ Heeft ze geen principiële bezwaren? ‘Ik heb het altijd als geste beschouwd van de verzekeraars aan mensen met een kleine praktijk.’ Als ze de gegevens online bij de verzekeraar zou moeten stallen, zou ze er anders over denken.
Uiterlijk en gebruiksgemak
‘Kijk ook naar het grafische uiterlijk’, stelt Van Buuren. ‘Programma’s zien er verschillend uit en je moet er iedere dag naar kijken, ga op je eigen smaak af.’
En let op het gebruiksgemak. Omdat er veel met de programma’s kan, duurt het vaak een tijdje voor je zo’n programma echt in de vingers hebt. Het kost al snel een jaar, schat Van Buuren.
Het beste kun je het gebruiksgemak inschatten door eens bij een collega te gaan kijken. Hoe voer je een nieuwe patiënt in? Hoe maak je een afspraak? En hoe kom je van een afspraak naar een declarabele verrichting? Hoe maak je een factuur en hoe stuur je die dan op? En hoe zit het met de eigen bijdragen, kun je die ergens kwijt en hoe?
Grote of kleine aanbieder
Kijk tot slot ook naar de aanbieder. Want een klein bedrijfje kan een goed pakket aanbieden, maar een klein bedrijf is kwetsbaar. Wordt de ontwikkelaar ziek of gaat een bedrijfje failliet, dan moet je wellicht overstappen naar een ander programma en dat is een enorme klus. Matla: ‘Je kunt niet zomaar je gegevens van het ene programma in het andere schuiven. Die programma’s kunnen niet goed met elkaar praten. Overstappen wil je zoveel mogelijk vermijden.’
Winstgevende investering
Alles bij elkaar is een goed praktijkprogramma een grote investering, zowel in geld als in tijd. Maar, aldus Van Buuren: ‘Je krijgt er veel voor terug.’ Dat merk je pas na verloop van tijd, als alles eenmaal goed loopt. ‘Dan kun je automatisch brieven opstellen, facturen versturen: als je hele praktijkinfrastructuur aan elkaar is gekoppeld, kosten administratieve handelingen nauwelijks nog tijd. De facturering gaat niet alleen sneller, je maakt ook geen fouten meer. Met een goed praktijkprogramma heb je geen secretaresse meer nodig. Als je het goed doet, komt er geen handwerk meer aan te pas. Alleen het afspraken maken duurt langer, maar dat is het hart van je systeem, dus dat moet je ervoor over hebben.’
En koppel je het praktijkprogramma ook nog aan je bank, dan kun je elektronisch bankieren, en kun je ook al je betalingen gelijk afboeken. Dan heb je geen omkijken meer naar je financiële administratie. Ik ben nu vijftien jaar geautomatiseerd, en de efficiencywinst vind ik enorm.’
Inge Bermans – ‘Het oude systeem werkte ook’
‘Ik werk tien jaar zelfstandig, maar toen ik in 2008 contracten met verzekeraars ging afsluiten en digitaal moest declareren, had ik een praktijkprogramma nodig. Ik heb niet zoveel affiniteit met computers. Het mocht niet te duur worden, ik heb een eenpersoonspraktijk. Ik heb het rondgevraagd bij de roep en daar kwamen twee programma’s uit de bus. Uiteindelijk koos ik voor het standalonepakket van raam.
Mijn partner heeft het geïnstalleerd en dat viel niet mee, hij is er vele avonden mee zoet geweest en heeft veel met de helpdesk aan de telefoon gehangen. Het lukte niet om alle gegevens van mijn oude boekhoudprogramma in raam over te zetten. Uiteindelijk heeft hij alle gegevens opnieuw moeten invoeren. Ook de verbinding met vecozo (internetportaal voor veilige communicatie in de zorg tussen zorgverzekeraars) was ingewikkeld. En het was moeilijk om mijn antivirusprogramma goed met het programma te laten werken. De programma’s zitten zo ingewikkeld in elkaar dat je het wel bijna uit handen moet geven.
Alles bij elkaar duurde het een half jaar voordat ik mijn eerste declaraties kon versturen. En dat digitaal declareren vond ik niet gemakkelijk. Eerst heb ik er een paar keer naast gezeten terwijl mijn partner het voordeed, nu kan ik alle stappen zelfstandig uitvoeren, als ik geen foutmeldingen krijg tenminste. Het versturen lukt me nog niet.
Ik werk nu dus zo’n tweeënhalf jaar met het programma, computers zijn niet mijn hobby. Ik gebruik het programma alleen om te declareren en nog niet voor mijn administratie.
Ik zou er wel meer mee willen doen, ik zou bijvoorbeeld het codeboek aan het systeem willen koppelen. Daarin worden allerlei gegevens over de cliënten op een rijtje gezet, waarna het naar de lve wordt gestuurd. Dat klusje kost me jaarlijks zo’n drie werkdagen. Het moet mogelijk zijn om het in je programma te integreren, maar daar moet mijn partner weer voor gaan zitten.
Ook mijn patiëntenadministratie zou ik wel willen automatiseren, maar het zal nog wel even duren voor het zover is, het heeft voor mij geen prioriteit, ’s avonds heb ik andere dingen te doen.
Vroeger, voor ik ging automatiseren, werkte het voor mij ook. Voor mij had het wel zo mogen blijven.’
Joke Lijnse – ‘Het zijn de uitzonderingen die tijd kosten’
‘Ik zat vroeger in een maatschap waar we een goed softwareprogramma hadden, maar de maatschap ging uit elkaar. Het was 1991, ik ging alleen verder en zocht een boekhoudprogramma waarmee ik automatisch rekeningen kon versturen. Ik zal wat hebben rondgevraagd, veel keus was er in die tijd niet. Ik koos voor raam, of eigenlijk een voorloper ervan. Het was eerst een dosprogramma, daarna werd het een Windows-programma. Na een fusie ging het raam heten, ik heb de standaloneversie gekocht. Het programma kreeg steeds meer mogelijkheden, je kon een module voor correspondentie bijkopen, je kon je gespreksverslagen in het programma bijhouden. Wat je aanvankelijk kon kopen, kreeg je er later gratis bij. Maar ik gebruik het allemaal niet, voor de correspondentie heb ik bijvoorbeeld mijn eigen systeem.
Het voordeel van raam is dat je alles bij elkaar hebt, als je wilt. Alle correspondentie is in de patiëntenkaart te vinden. Er is een codeboekmodule. Mijn hele boekhouding zit erin. Ik heb een overzicht van de openstaande debiteuren, kan in één keer zien hoe lang die al openstaan, ik kan er aanmaningen mee versturen. En aan het eind van het jaar druk ik op een paar knoppen en dan heb ik mijn hele boekhouding voor mijn accountant.
Je kunt ook een koppeling met je bank maken, zodat je elektronisch kunt bankieren, maar dat heb ik nog niet uitgezocht. Mijn collega gebruikt haar lege momenten voor het invullen van de patiëntenkaarten.
De maandelijkse boekhouding kost een paar uur per maand, de declaraties versturen via vecozo kost gemiddeld twee uur per maand. Wat veel tijd kost zijn de kleine uitzonderingen. Dat kost tijd, maar niet zoveel als vroeger. Voor we via vecozo konden declareren, moest je rekeningen en aanmaningen met de hand versturen. Dat was elke maand een klus, daar was je uren zoet mee.
Ik heb nog altijd papieren dossiers, bij voorkeur maak ik achteraf notities, maar soms schrijf ik mee. Dat zou ik niet graag op de computer doen. Want iets opschrijven tijdens een gesprek, ziet er heel anders uit dan wanneer je gaat zitten typen. Ook als ik iets moet opzoeken, blader ik liever in het dossier dan dat ik achter een computer ga zitten. Het geeft een ander gevoel.
Maar ik realiseer me dat het maar juist is wat je gewend bent.
Heb een tijdje iemand bij een ggz-instelling vervangen en daar ging alles elektronisch. Dat vond ik aanvankelijk onhandig, maar ik merkte wel dat het ook handig kan zijn. Alleen lag daar om de haverklap het hele systeem plat en kon je niets opzoeken, niets toevoegen. Dan had je echt een probleem. Pas na drie dagen was het soms weer in orde.
Elektronische agenda lijkt me omslachtig, als ik een afspraak gewoon heb opgeschreven, zitten mijn cliënten met hun smartphones nog te klikken. Ook word ik vaak achteraf gebeld met de vraag: wanneer was de afspraak ook alweer?
Carolien de Weert – ‘Ik kom nu in de fase dat het gaat renderen’
‘Ik werkte met Perplex, maar sinds we in 2008 elektronisch moesten declareren, wilde ik iets anders. Perplex werkte op dat gebied heel slecht. Ik zat op dat moment in het bestuur van de roep en er waren meer mensen die tegen hetzelfde probleem aanliepen. Met een groep eerstelijners in de kop van Noord-Holland hebben we een aantal softwareleveranciers uitgenodigd om over hun pakket te komen vertellen. Die gingen natuurlijk reclame maken, maar zo werd wel duidelijk welke pakketten aan bepaalde eisen voldeden en bij welke pakketten dat minder het geval was. Zo kon je niet met alle pakketten elektronisch declareren. En je kon zien hoe de programma’s werkten en hoe ze eruitzien. Zo hoefden we het wiel niet allemaal zelf uit te vinden. De bijeenkomst werd druk bezocht.
Ik zag het meeste in ManagementPro, een professioneel pakket dat gebruikersvriendelijk is. Het andere populaire pakket, raam, is bewerkelijker, daarvoor moet je een training van twee dagen volgen om het onder de knie te krijgen. Na de bijeenkomst ben ik naar een collega binnen de roep gegaan die al met het pakket werkt en daar heb ik een aantal dingen geoefend. Toen was voor mij duidelijk dat het me moest lukken en heb ik het programma aangeschaft.
Mijn correspondentie doe ik via het pakket. Ik ben nu bezig met Zorgmail, een onderdeel waarmee je via een beveiligde toegang mail kan uitwisselen met andere zorgverleners. Dat is bijvoorbeeld handig als je contact wilt met huisartsen, want die krijg je soms moeilijk aan de telefoon. Verder doe ik mijn hele administratie met het pakket. Als de declaraties de deur uitgaan, komen de gegevens ook in het boekhoudkundige systeem terecht, ik voer alle kosten op en aan het eind van het jaar krijg ik een keurige uitdraai voor mijn accountant.
Het blijft lastig, want ik ben hulpverlener en geen it’er en dat lijkt soms wel nodig. Aanvankelijk kreeg ik het elektronisch declareren ook niet rond, ik kreeg steeds foutmeldingen. Uiteindelijk bleek mijn oude pakket de communicatie niet aan te kunnen. Dat was heel stressvol.
Nu werkt alles. Maar soms krijg ik een declaratie van een verzekeraar retour omdat er iets niet goed is. Feitelijk hebben wij een behoorlijke administratieve klus van de verzekeraars overgenomen. Wij voeren alle cliëntgegevens in (inclusief bsnnummers) en agb-codes; dat deden de verzekeraars vroeger zelf. Meestal gaat het automatisch, maar soms moet je iets handmatig doen en dat kan fout gaan. Bovendien zijn er altijd uitzonderingen, iemand met een subcontract bij een of andere verzekeraar. De verzekeraar stuurt het dan terug, want ik heb me niet aan het juiste loket gemeld. Dan moet ik verder zelf maar uitzoeken waar ik heen moet. Vroeger stuurde je de rekening naar de cliënt en was je klaar. Ik ben nu drie jaar bezig en raak eraan gewend. Regelmatig krijg je een update van het programma met verbeteringen. Daar moet ik altijd wat tijd in steken, maar dat is ook leuk, want je krijgt altijd verbeteringen. Ik heb er veel tijd en moeite ingestopt, nu kom ik waarschijnlijk in de fase dat het gaat renderen. Nu zal ik merken dat het me tijd gaat schelen.’
