Wie voor zichzelf gaat beginnen, zal klanten moeten werven. Hoe doe je dat als psycholoog? Want goed zijn in je werk, is niet voldoende, de wereld moet weten dat je er bent. Deel twee uit de serie Eigen praktijk.
‘Relatieproblemen? Angstig? Last van een diepe depressie? Kom naar Psychologenpraktijk ZusenZo.’ Wie gaat ondernemen, moet op zoek naar klanten. Maar een huis-aan-huisfolder met bovenstaande tekst zal niet door iedereen gewaardeerd worden. Een vergelijkbare actie leverde bij het nip ooit klachten op. Toch moeten psychologen die voor zichzelf beginnen, net als ondernemers, op zoek naar klanten. Hoe doe je dat? Reclame maken zal zelden een goed idee zijn. Voor psychologen in de zorg is het waarschijnlijk nog minder handig dan voor A&O-psychologen. Arnoud van Buuren, zelfstandig psychotherapeut die sinds tien jaar de cursus Een eigen praktijk geeft: ‘Reclame maken in de plaatselijke krant raad ik over het algemeen af, want dan kom je tussen de reikitherapeuten en de magnetiseurs terecht. Bovendien kijken je cliënten niet in zo’n krant als ze een therapeut zoeken.’ En lukraak folders rondsturen, heeft ook niet veel zin. Het levert weinig op, aldus Van Buuren.
Hoe moet het wel? Er zijn een paar gouden regels en verder zoekt iedereen naar eigen manieren. Zorg om te beginnen dat je bekend bent op de plekken waar cliënten je zoeken als ze een therapeut nodig hebben. Dat wil zeggen, bij de huisarts, collega’s, op internet, eventueel bij de zorgverzekeraar.
Huisarts
Contact leggen met de huisarts is voor veel psychologen de eerste stap. Maar huisartsen alleen een briefje sturen waarin je je voorstelt, is niet genoeg, aldus Van Buuren. ‘Daarmee leg je onvoldoende contact. Mensen moeten je gezicht kennen. Daarom adviseer ik een tweetrapsraket. Stuur eerst een briefje met een folder, bel daarna met de vraag of je een keer mag komen kennismaken.’
Erg veel huisartsen hoef je niet te benaderen. Van Buuren: ‘Als er eenmaal een verwijsstroom op gang komt, gaat het vaak veel sneller dan je denkt. Ik denk dat drie tot vijf huisartsen al een enorme spin-off kunnen geven.’
Eerstelijnspsycholoog Liduine Knubben, die eind 2007 voor zichzelf begon, weet dit uit ervaring. ‘Toen ik mijn praktijk opstartte, heb ik alle huisartsen in de buurt aangeschreven. Iedereen wilde me ontvangen en dat was eigenlijk te veel. De stroom die toen op gang kwam, was te groot.’
Zij stuitte ook op een ander praktisch probleem. ‘De gesprekken met alle huisartsen verliepen goed, alleen met mijn eigen huisarts was het een beetje ongemakkelijk.’ Toch kreeg ze wel een verwijzing van haar eigen huisarts. ‘De eerste keer dat we contact hadden over een cliënt, was het bovendien even wennen voor beide partijen, maar inmiddels gaat het goed.’
Collega’s
Van Buuren adviseert daarnaast om contact te leggen met zelfstandig gevestigde collega’s in de regio. ‘Zet een netwerkje op. Leg als eerstelijnspsycholoog contact met andere eerstelijnspsychologen in de regio, zodat ze naar je kunnen doorverwijzen. De ervaring leert dat de meeste praktijken vol zitten en dat men meestal blij is met een nieuwe collega. Slechts een minderheid beschouwt nieuwelingen als concurrentie, en volgens mij is dat niet handig.’
Goed werk afleveren
Een belangrijke bron van nieuwe cliënten zijn oude cliënten. Iedere tevreden afbehandelde cliënt brengt op den duur ook weer een nieuwe aan, is de stellige overtuiging van Van Buuren. ‘Als jij je werk goed doet en je rondt het netjes af, dan kun je er donder op zeggen dat het een nieuwe verwijzing oplevert.’ De cliënt vertelt het door. En ook de huisarts die goede feedback krijgt, zal sneller weer naar je doorverwijzen.
Internet
Als cliënten een psycholoog zoeken, kijken ze vaak op internet. Zorg daarom voor een goede website, adviseert Van Buuren. Dat kun je het beste meteen doen als je begint, hoewel het niet direct iets zal opleveren. Aan de vraag hoe zo’n site eruit zou moeten zien, willen we hier later uitgebreider aandacht besteden. Van Buuren adviseert alvast: de site moet er goed uitzien, gemakkelijk te vinden zijn en niet veel tekst, maar wel veel informatie bevatten. Geen informatie die elders te vinden is, volsta dan met een link. Van Buuren: ‘Je potentiële cliënten willen weten: wat voor therapie doet de psycholoog, wanneer kan ik er terecht, wat kost hij en wordt hij al dan niet vergoed?’
Fotootjes van je praktijk en van jezelf erbij, zodat mensen gelijk een beeld hebben. Zorg bovendien voor een overzichtelijke structuur en maak de pagina’s niet te lang.
Folder
De meeste eigen praktijken ontwikkelen een eigen folder. Is dat nodig? Voor wie een website heeft ontwikkeld, hoeft dat niet per se. Maar het kan wel handig zijn om naar patiënten en verwijzers te sturen. Bovendien hoeft het niet te ingewikkeld te zijn. Van Buuren: ‘Als je een site hebt, beschik je in grote lijnen al over een tekst. Verder hoeft het drukken ook niet duur te zijn, met een beetje handigheid en alle technieken van tegenwoordig, kun je met zelf printen ook een heel behoorlijk resultaat krijgen. Een beetje pionieren, dat hoort erbij.’
Telefoonboek
Een vermelding in het telefoonboek kan handig zijn, maar je krijgt er niet veel nieuwe cliënten door. Liduine Knubben (vanaf eind 2007 zelfstandig) beperkte zich aanvankelijk tot een vermelding in het telefoonboek. Maar haar eerste cliënten kwamen via via.
Van Buuren vult aan: zorg dat je in de gids onder het kopje van het nip of de nvvp terechtkomt. ‘Die hebben aparte katernen in de gids. Daarmee voorkom je dat je tussen allerlei alternatieve praktijken staat. Ik wil zulke therapeuten niet veroordelen, er kunnen best goede mensen tussenzitten, maar het probleem is dat je nooit weet wie dat dan zijn.’
Profileren
Een indirecte manier om aan cliënten te komen, is door jezelf te profileren. Arbeidspsycholoog Louise Boelens weet dat uit eigen ervaring. ‘Vaak word ik door personeelsmanagers van organisaties ingehuurd, die mijn naam uit de vakbladen kennen, daarin schrijf ik af en toe artikelen. Ik heb altijd geprobeerd om zichtbaar te zijn. Ik heb een boek geschreven, Vrouwen van 50, dat onlangs zijn achtste herdruk beleefde. Ook verzorg ik een rubriek over problemen op de werkvloer voor dagblad Trouw. Daarnaast ontwikkel ik trainingen. De e-mailadressen van de mensen die mijn trainingen hebben gevolgd, bewaar ik om hun af en toe een nieuwsbrief te sturen. En ik heb gewerkt aan projecten met de Volkskrant. Ook dan blijft je naam hangen.’ Alles bij elkaar heeft ze daarom nooit koude acquisitie hoeven doen om aan voldoende klanten te komen.
Workshops geven over iets waar je goed in bent, voor huisartsen, voor collega’s of in de bibliotheek van de stad waar je werkt, het zijn zinnige middelen om je naam te vestigen, aldus Van Buuren. ‘En ja, schrijf een geruchtmakend artikel, dat zou helpen.’
Kaartjes uitdelen
Ineke Lauwen, die sinds november 2009 een zelfstandige psychologenpraktijk heeft, deelde aanvankelijk kaartjes uit aan iedereen die ze kende. ‘Ik gaf ze aan buren, familie, mensen die ik op de school van mijn kinderen tegenkwam. Ik zei er dan nadrukkelijk bij dat het niet voor henzelf is, maar voor het geval dat ze iemand kenden die mijn hulp kon gebruiken. Je weet maar nooit.’
Huub Frencken – ‘Ze moeten je regelmatig zien’
‘Feitelijk werk ik al zo’n dertig jaar als eerstelijnspsycholoog. Tijdens mijn opleiding vonden vijf studiegenoten en ik dat er een gat zat tussen de huisarts en de psycholoog in de tweede lijn en wij wilden dat gat wel vullen. We wilden ons vestigen als bereikbare en laagdrempelige psychologen. Huispsycholoog gingen we ons noemen. Ik vestigde me in Lelystad en was daarmee de eerste zelfstandig gevestigde psycholoog in Flevoland.
Het arbeidsbureau was mijn eerste klant. Ik wist dat het bureau een budget had voor psychologische hulp aan werkelozen. Het ging hierbij om de moeilijke gevallen, de mensen ‘met een grote afstand tot de arbeidsmarkt’ of mensen die veel conflicten hadden op het werk. Ik was feitelijk uitsmijter; ik moest hun vertellen dat het arbeidsbureau niets voor hen kon doen. Niet altijd de leukste klus, maar het was een goede basis voor mijn praktijk.
Daarnaast ging ik bij huisartsen langs om me voor te stellen. Ze vroegen wat ik in hemelsnaam kwam doen, ze hadden het Riagg toch? Ik zei: “Dan moet je je patiënten daar vooral naartoe blijven sturen. Maar als je er ontevreden over bent, kun je bij mij terecht.” Ondanks dat ze het aanvankelijk afhielden, kreeg ik vrij snel mijn eerste doorverwijzingen.
Ik had me in een groeikern gevestigd en daar kwamen nieuwe huisartsen die welwillender naar mij luisterden. Niet dat ik me dat vooraf allemaal volledig realiseerde, maar het werkte wel zo.
Het duurde een jaar of twee voordat mijn klantenkring groot genoeg was om van te leven. Toch bleef het moeilijk, want cliënten betaalden naar draagkracht. Het volledige tarief gingen ze niet betalen en verzekeringen betaalden in die tijd ook niet.
Wat ik doe om te zorgen dat ik cliënten krijg? Ik zorg dat ik zichtbaar ben. Als er een gezondheidscentrum wordt geopend en ik word niet uitgenodigd, dan pak ik de telefoon: “Hé, Piet, hoe kan dat nou?”
“Ach ja, natuurlijk, dom”, zegt Piet dan en nodigt me uit.
Ik loop alle recepties af. Daarnaast hebben we regelmatig overleg met huisartsengroepen, ook dan zien ze je gezicht. Verder stuur ik altijd een briefje naar een verwijzer als de cliënt gearriveerd is en ook wanneer we klaar zijn. Geen hele A-4tjes vol, alleen de essentie: is hij van de klachten af of niet. Ik heb zelfs wel eens met huisartsen gezaalvoetbald. Ik stond met een huisarts een biertje te drinken en die vroeg: waarom speel je niet een keer mee? Ook dat levert klantjes op. Ze moeten je regelmatig zien, want het is echt zo: uit het oog, uit het hart.
Hoewel ik wel zo’n twintig jaar met planning rondloop, heb ik nog geen eigen site. Ik heb me wel aangemeld bij sites waar patiënten komen als ze een therapeut zoeken. De site kiesbeter. nl, de site met de sociale kaart die de ggd heeft gemaakt van alle instanties die in de regio zorg verlenen. Ook sta ik op de site van de lve en op sites van verzekeraars. Voor dat soort sites moet je jezelf opgeven.
Verder ben ik lid van servicesclubs, wereldwijde clubs van ondernemers en zelfstandig gevestigden. Eerst was ik lid van de Juniorkamer, maar dat stopt na je veertigste en nu zit ik bij de Rotary. Hierdoor heb ik een groot netwerk. Als ik met vragen zit of iets geregeld moet hebben, dan kan ik daar terecht. Er komt ook klandizie van, in dit geval vooral van bedrijven.
Je mocht aanvankelijk niet adverteren, maar ik zette in de krant dat ik met vakantie was en wanneer ik weer aanwezig was. Ook als die vakantie maar een weekendje duurde. Verder zorg ik dat er artikeltjes over mezelf in de krant komen. Toen ik vijf jaar bestond, belde ik naar de plaatselijke krant. Vijf jaar is een mijlpaal, zei ik, moet je me niet eens interviewen? Bij die kranten hebben ze altijd kopijtekort en dan komen ze langs.
En wat ik ook doe, bedenk ik me nu: ooit zag ik dat de chocolaatjes in de aanbieding waren bij de Aldi of de Lidl. Ik heb ze gekocht en ben er de gezondheidscentra mee afgegaan om ze voor de secretaresses af te geven. Dat werkte zo goed, dat ik het sindsdien vaker doe. Chocolaatjes of een bloemetje. De secretaresses en assistentes zijn bijna belangrijker dan de huisarts. Zij zijn immers degenen die de foldertjes uitdelen. Maar ze geven ook wel eens adviezen: ga naar een psycholoog. Dat mogen ze niet, maar dat doen ze wel. En daar kun je dus gebruik van maken.’
Laura de Jong – ‘Het informele contact is handig’
‘Jan Princen begon 27 jaar geleden met de eerstelijnspraktijk. Ik ging er ruim vijf jaar geleden werken. In totaal zijn er vier psychologen aan de praktijk verbonden, waarvan een in opleiding tot gz-psycholoog. Iedereen is zelfstandig, alleen de psycholoog in opleiding is in dienst.
Onze praktijk is gesitueerd in gezondheidscentrum Mondriaanlaan. In hetzelfde gebouw werken zes huisartsen en iets verderop werken er nog vier die gezamenlijk met andere disciplines in het gezondheidscentrum een samenwerkingsverband vormen.
Deze huisartsen zijn onze vaste verwijzers. Omdat we van oudsher onderdeel van dat centrum uitmaken, zijn de samenwerkingsrelaties vanzelfsprekend. Verwijzingen zijn voor ons geen zorg, we hebben eerder het luxeprobleem dat we te veel verwijzingen hebben.
In het centrum heerst een goede sfeer. Er is weinig formeel overleg, maar als iemands deur openstaat, kun je even binnenlopen. Dat doe je voor inhoudelijke dingen, maar het kan ook voor de gezelligheid zijn. Elke ochtend drinken we gezamenlijk koffie. Dan praat je over ditjes en datjes of kun je even overleggen. Een huisarts kan je even apart nemen: ik heb een cliënt die zus en zo… kunnen jullie er iets mee? Of andersom, als wij een vraag hebben over bijvoorbeeld medicatie.
Dat informele contact met de huisarts is handig. Voor veel collega’s zal het contact met de huisarts minder vanzelfsprekend zijn. Dat kennen we trouwens ook uit eigen ervaring, want we werken ook met huisartsen buiten het centrum samen. Die ontmoeten we in diverse samenwerkingsverbanden. En we proberen af en toe bij hen langs te gaan. Verder houden we regelmatig een verwijzerstevredenheidsonderzoek. En we polsen om het jaar hoe de verwijzers de samenwerking ervaren en of er verbeterpunten zijn, of ze anders willen worden geïnformeerd, meer of liever minder bijvoorbeeld.
Samen met een andere grote praktijk in Nieuwegein maken we een nieuwsbrief als er belangrijke veranderingen zijn, zoals toen de basisverzekering veranderde. Daarin komen ook personele wijzigingen te staan en worden bijvoorbeeld zwangerschappen vermeld.
De informatie die we terugkoppelen, kunnen we tegenwoordig rechtstreeks in het huisartsensysteem invoeren. Daar zijn huisartsen heel blij mee. Hetzelfde geldt voor de brieven na intake die we zijn gaan sturen. Dat laatste was voor ons een administratieve last erbij, maar huisartsen vinden het prettig te weten dat de patiënt is aangekomen en wat we gaan doen. Ik weet niet of dit uitzondering is of regel, maar volgens het kwaliteitshandboek moet het wel. Overigens moet de patiënt voor deze terugkoppeling wel toestemming geven en het gebeurt steeds vaker dat ze het niet willen. Dan mogen we dus niks laten horen en kunnen we alleen in de nieuwsbrief communiceren dat steeds meer patiënten bezwaren maken. Waarom dat is? Veel cliënten vinden dat de psychische problemen van henzelf zijn. Ze zijn ook bang dat als het in een dossier terechtkomt, of in het elektronisch patiëntendossier, het uiteindelijk bij de verzekeraar of bij de werkgever belandt.’
