Nooit meer druk in je hoofd, staat er in groenblauwe letters op een witte achtergrond. Het is alsof de ruis eromheen wordt weggedrukt naar de rug van het boek en de bladsnedes. Daar staan woorden als: facebook, to-do-list, kinderfeest, verzekering, bloemen, afspraken, opruimen, kort gezegd: allemaal ruis die ons een druk gevoel geeft en ons afhoudt van waar het ons werkelijk om gaat. Dit boek kan helpen de ruis opzij te drukken, naar de marge, waar hij hoort. Niet vaak weerspiegelt de vormgeving van een boek zo goed de inhoud ervan.
Bedrijfspsycholoog Tony Crabbe (met klanten als Microsoft, Disney en News Corporation) is zelf heel tevreden met het resultaat, want inderdaad, daar gaat het om. Het boek is in tien talen vertaald en de vormgeving van andere uitgaves weerspiegelt vooral de drukte. En dat is maar de helft van het verhaal.
Crabbe wilde altijd al een boek schrijven en dit leek hem een geschikt onderwerp. Hij vond er een uitgever voor, kreeg een boekcontract, inclusief deadline. Dat was een geweldige kans, maar de timing was slecht, want hij had net een grote, interessante opdracht aangenomen, een klus die in tweede instantie veel taaier bleek dan gedacht. Het ging om een bedrijf dat grote veranderingen wilde doorvoeren, maar de cultuur was er verziekt, er werd gepest, er was zelfs sprake van zelfmoord. Aanvankelijk zou de opdracht drie tot zes maanden duren, maar het traject nam uiteindelijk achttien maanden in beslag. Dit deed Crabbe naast zijn lopende werk als bedrijfspsycholoog. Het was te veel. ‘Het was een donker jaar,’ zegt hij er zelf over.
Toch was de crisis uiteindelijk wel ergens goed voor, want zijn boek was niet hetzelfde geweest als hij dit niet had meegemaakt, de weerslag ervan echoot na in zijn boek. Druk zijn is niet goed, geeft Crabbe als voorbeeld. Wie zegt dat hij te druk is, zegt feitelijk dat hij zijn leven niet onder controle heeft. Hij ervoer dat zelf in zijn veel te drukke jaar. In zijn boek onderbouwt hij deze opvatting met wat hij erover in de psychologische literatuur kon vinden.
Hij merkte dat time management niet helpt tegen drukte. Integendeel. Crabbe: ‘Hoe georganiseerder ik werd, hoe moeilijker ik het kreeg. Je kunt wel een tandje bijzetten, maar het is nooit genoeg. Wie efficiënt zijn werk doet, krijgt er alleen maar meer taken bij, zodat hij nog meer ballen in de lucht moet houden. Time management zorgt er vooral voor dat je het efficiënter veel te druk hebt.’
Daarnaast ontdekte hij nog iets anders. Degenen die opvallen, degenen voor wie hij bewondering heeft, dat zijn niet de mensen die het snelste en het hardste werken, maar degenen die interessante dingen doen. De mensen die creatief zijn. En te grote drukte remt juist de creativiteit, omdat je achter de feiten aanholt en je wordt geregeerd door je inbox en kortetermijnvragen, waardoor je geen tijd en rust meer hebt om na te denken. Het gaat niet om het managen van tijd, stelt Crabbe, maar om het managen van je aandacht. Het is belangrijk om goed prioriteiten te kunnen stellen, te focussen op wat belangrijk is en de overbodige dingen opzij te schuiven. ‘Ik werd daar gedurende het jaar steeds beter in, ik kon me beter focussen, kon beter kiezen tussen de vele dingen die om mijn aandacht vroegen.’
Wie aan het eind van de dag zijn mailbox keurig heeft leeggewerkt, hoeft daar niet trots op te zijn, vindt Crabbe. ‘Daar is geen bedrijf beter van geworden en geen mens gelukkiger. Dan ben je die dag doorgestoomd en heb je geen tijd gehad om werk te verrichten dat er echt toe doet.’
Crabbe is een paar dagen in Nederland om zijn boek te promoten en hij geeft de hele dag interviews in het Ambassade Hotel waar hij verblijft. Het vorige gesprek is een kwartier uitgelopen, maar ook nu neemt Crabbe alle tijd. Als de thee wordt binnengebracht –niet in een bekrast glaasje met een half doorweekt theezakje, maar in een mooi hoog glas met een roestvrijstalen pijp met gaatjes, waarin losse thee zit – is hij even afgeleid. ‘Dat is interessant. Wauw! Wat mooi! Cool.. You Dutch do tea well! O, sorry. Waar was ik?’ En als mijn afgesproken tijd voorbij is en ik nog snel een laatste vraag wil stellen, zegt hij: ‘Je hebt nog wel even hoor, het vorige gesprek liep ook uit.’
Crabbe is een eiland van rust in wat een hectische dag voor hem zou kunnen zijn. Daarmee illustreert hij wat hij in zijn boek beschrijft: dat je beter rust kunt creëren zodat er een goed gesprek tot stand kan komen, in plaats van dat je probeert de tijd in te halen.
Waarin verschilt uw boek van zelfhulpboeken?
‘Ik heb veel psychologieboeken en psychologische artikelen gelezen en er zijn veel goede boeken over psychologie. Aan de andere kant heb je de zelfhulpboeken vol met opinie en een paar anekdotes. Daartussen lijkt een gat te zitten; er is geen toegankelijk en bruikbaar boek dat is gebaseerd op echt goede wetenschap.’
U kiest voor een andere benadering?
‘Ja. Er zijn veel boeken geschreven over de balans tussen werk en privé. Die literatuur is doorgaans gebaseerd op het idee dat we een beter leven verdienen en gaat over hoe we gelukkiger kunnen worden en stress kunnen vermijden. Dat is prima, maar wat als dat het doel van je leven niet is, als je wilt presteren? Aan de andere kant heb je de literatuur over time management en die gaat dus over het verhogen van je productiviteit. Organisaties lijken er vooral op gefocust te zijn om mensen hard te laten werken, productiever te laten worden en sneller op alle berichten te laten reageren. Daardoor wordt onze capaciteit om te denken en te creëren verminderd. Met creativiteit hield ik me al langer bezig. Maar nu realiseerde ik me hoe funest drukte en time management zijn voor creatief werk.’
Hoe kwam u op uw ideeën?
Zijn er momenten aan te wijzen in uw eigen leven?
‘Dat ging geleidelijk, maar er waren een paar momenten die eruit sprongen. Ik had al vroeg een telefoon met e-mail. Voor mij is dat logisch, want ik woon in Spanje. Ik werk internationaal, in Spanje heb ik geen klanten. Ik ben dus veel onderweg. Als ik in het vliegtuig zat, verbaasde het me vaak hoe wanhopig iedereen na de landing zijn telefoon aandeed om mail te checken. Dat deed ik zelf overigens ook. En een ander voorval: een cliënte mailde mij om tien uur ’s avonds. Ik was bezig met een evenement de volgende dag, dus ik checkte mijn e-mail pas ’s avonds na dat evenement. En toen stroomde een hele serie e-mails binnen die steeds geagiteerder werden. Om tien uur de avond ervoor had ze me uitgenodigd voor een bijeenkomst met een aantal belangrijke mensen die om vier uur de volgende dag zou plaatsvinden. Ik reageerde daar niet op en daar raakte zij geïrriteerd over, want ze kon zich niet voorstellen dat ik haar mails niet had gelezen, dus op het laatst was ze boos. Ik vond dat zo merkwaardig. En verder heb ik veel high potentials gecoacht. Niet dat werkdruk het centrale thema was, maar wel spraken we altijd over dat men zich overweldigd voelde.’
In zijn boek beschrijft Crabbe het als volgt: ‘…dat knagende gevoel dat je als partner, als ouder, als vriend tekortschiet; dat je tekortschiet op je werk omdat er altijd wat blijft liggen en je minder presteert dan je zou willen. Dat je tekortschiet naar jezelf, omdat je niet het leven leidt dat je ooit voor ogen had.’
Er komt te veel op ons af aan informatie, er zijn te hoge verwachtingen en eisen, daar kunnen we nooit allemaal aan voldoen. Maar het kan dus anders en hoe, daarover gaat het boek. In feite werd dit boek een zelfhulpboek dat Crabbe voor zichzelf schreef.
Een van de belangrijke dingen die we moeten doen is afstappen van het gevoel dat we druk zijn en nadenken over wat belangrijk voor ons is. We moeten dus keuzes maken: wat vinden we belangrijk en wat niet? Eigenlijk is het druk hebben een manier om deze belangrijke vraag te omzeilen. ‘Druk zijn is een waardeloos merk,’ schrijft hij ergens in zijn boek.
U adviseert om een eigen merk te ontwikkelen, daarvoor moeten we datgene omschrijven wat ons uniek maakt. Maar Iedereen noemt zich tegenwoordig een verhalenverteller of bruggenbouwer.
Zijn er zoveel onderscheidende merken te bedenken?
‘Volgens mij is de kracht van een merk niet zozeer dat je iets unieks bedenkt. Voor mij is het meer een strategisch ding. Ik vraag mensen vaak: hoe lever jij de beste bijdrage aan je organisatie? Dat is een moeilijke vraag en het hoeft ook niet één ding te zijn. Het woord waarmee ze komen is niet zo belangrijk. Het is niet zozeer een communicatieding, maar iets waarop je je focus legt. Bij mij gaat het om creativiteit, psychologie en gedragsverandering. Als ik een klus doe, dan stel ik mezelf vooraf drie vragen. Hoe kan ik dit echt creatief maken, ongewoon, fantasierijk, zodat het de aandacht trekt? Hoe komt psychologische kennis hierin naar voren? En: hoe gaat dit iemands gedrag veranderen? En omdat ik me dat steeds afvraag en erop gefocust ben, word ik er steeds beter in. Het gaat me er dus niet om dat ik het op een interessante manier kan zeggen.’
In zijn boek beschrijft hij het voorbeeld van Ryanair, de succesvolle lowbudget-luchtvaartmaatschappij. Hij zag een documentaire over Ryanair en over de abominabele service die ze leverden. Passagiers kregen amper steun op obscure luchthavens waar ze gestrand waren na een gecancelde vlucht, ze moesten onverwachte toelages en boetes betalen en werden ruw bejegend door het norse personeel. De reactie van directeur Michael O’Leary was kort samengevat: ‘We doen niet aan klantenservice, we doen aan goedkope vluchten.’
Een briljant antwoord en een voorbeeld van hoe het moet, aldus Crabbe. Je kunt niet alles, dus maak keuzes, houdt dat vol en wordt er goed in. En dat is precies wat Ryanair heeft gedaan.
Is het voor iedereen mogelijk om de drukte de baas te worden?
’Natuurlijk zijn er groepen die hun eigen tijd niet kunnen indelen. Twee groepen hebben het drukker dan andere: hoogopgeleide ouders en alleenstaande ouders. Er zijn verder ook groepen die hun tijd niet zelf kunnen indelen, zoals mensen die in de thuiszorg werken of in productiebedrijven. Eerlijk gezegd heb ik van die tweede groep minder verstand. Ik dacht bij het schrijven in eerste instantie aan kenniswerkers. Maar afgezien daarvan hebben we vaak meer controle dan we denken. Is het niet over de output die je moet leveren, dan wel over de kwaliteit van je werk. Of hoeveel aandacht je aan verschillende zaken besteedt. Of de volgorde van je taken. Of misschien kun je taken clusteren, zodat je minder vaak hoeft te switchen. Je hebt altijd wel wat controle. Het gaat mij om het gevoel dat je niets kunt doen, ik vecht tegen de learned helplessness.’
Wat doe je in een competitieve omgeving, een omgeving waar collega’s en je baas je ’s nachts en op zondag mailen?
‘Ik zie het vaak van de andere kant, bazen die in het weekend mailen, omdat dat goed uitkomt. Dat doen ze om hun leven te managen, maar ze realiseren zich niet wat voor indruk dat achterlaat. Mensen gebruiken e-mail vaak als een real time communicatiemiddel, maar het mooie is nu juist dat je mails kunt sturen als het je uitkomt en mensen kunnen erop reageren wanneer ze willen. Als de baas je ’s nachts mailt, betekent dat niet dat je direct moet terugmailen.
Bovendien kunnen we de verwachtingen managen. Het is moeilijk om nee te zeggen als iemand iets vraagt. We zouden daarom beter moeten worden in contracting, vooraf uitleggen waarom je dingen doet.
Als je uitlegt: ik wil echt niet reageren op mail in het weekend, want dan wil ik er voor mijn kinderen zijn, dan zijn er maar weinig bazen die reageren met: dat is onacceptabel! En vervolgens is het volkomen normaal dat je in het weekend niet meer op je mail reageert.’
Hij werkte zich door het overvolle jaar heen. Inmiddels heeft hij een paar dingen in zijn leven veranderd. ‘Tegenwoordig block ik alle schoolvakanties. Voorheen was mijn doel: zorgen dat ik zestig dagen thuis was bij mijn gezin. Maar wat heeft het voor zin om thuis te zijn, als ik er tijdens de vakanties niet ben?’
Dit soort beslissingen kan pijnlijk zijn. Hij moest daardoor nee zeggen tegen een groot telecombedrijf. ‘Ze hadden een geweldige opdracht voor me, waar bovendien veel werk uit voort had kunnen komen. Maar de startdatum was 4 januari en dat was tijdens de kerstvakantie, een van de belangrijkste vakanties van het jaar.’
Is hij achteraf tevreden over die beslissing? ‘Totaal! Ik dacht: misschien komt het bedrijf later bij me terug, maar ik heb niks meer gehoord.’ Terwijl hij spijtig zijn handen opheft zegt hij lachend: ‘Tja, zo is het leven.’
Uw boek is in tien talen vertaald, maar uitgerekend niet in het Spaans.
Hoe komt dat?
‘Dat vind ik dus heel jammer. Ik heb mijn uitgever zo vaak gevraagd of hij een Spaanse uitgever kan vinden, maar dat lukt niet.’ Lachend: ‘Drukte is daar blijkbaar een minder groot probleem.’
Foto: Herman Wouters
