Samenvatting

BUREAUCRACY HELPS AND HINDERS H. VINK

There was popular outcry on the time spent on bureaucracy in nursing homes (in the perception) at the expense of care of our elderly. Bureaucracy often appears and increases after an incident. According to the risk-rule-reflex: policy makers come up with (extra) rules and regulations to prevent new incidents from repeating itself. Research in children hospitals teaches us that if there is too little bureaucracy, extra rules and regulation help prevent incidents. The same research shows that too much bureaucracy actually results in (much) more incidents. Management attention for the prevention of incidents helps and has less negative side effects. Peer reviews also have less negative effeects than behavioural controls like personal or outcome monitoring.

Log in
Journalist Hugo Borst schreef een open brief tegen de bureaucratie in de ouderenzorg in het Algemeen Dagblad (15 juni 2016) - zie het openingscitaat. Enerzijds begrijpelijk: bureaucratie kost tijd en die gaat ten koste van zorg. Anderzijds grijpen bestuurders en politici terug op extra toezicht en regels in de hoop incidenten te voorkomen. Is bureaucratie echt zo erg, vraagt Hein-Jan Vink zich af. Wat zijn de oorzaken en effecten van bureaucratie? En wat is er aan te doen?

‘Geachte staatssecretaris, verzorgers hebben één talent: ze kunnen magistraal zorgen. Laten we afspreken dat ze voortaan alleen het hoognodige opschrijven; maximaal 10% van wat ze nu doen.’

Introductie

Als accountant heb ik gezien dat organisaties vaak gebruik maken van bureaucratische maatregelen om gedrag van medewerkers zo te beïnvloeden dat organisatiedoelen worden bereikt. Er is vaak een toename van bureaucratie als er een incident is geweest. Voorbeelden zijn behandelprotocollen, vierogen-principe, zorgplannen, registraties, gedragscodes en functieomschrijvingen. Bureaucratie in de zorg heeft een andere positie dan in veel andere bedrijfstakken. Bureaucratie raakt meer dan in andere bedrijfstakken de klant: het voorkomt fouten, maar gaat ook ten koste van de tijd die beschikbaar is voor zorg. Bij veel andere bedrijfstakken zoals banken en verzekeraars is bureaucratie er vooral op gericht om de belangen van de organisatie te beschermen. Gezondheidszorg is relatief complex; elke patiënt is anders en soms past een procedure dan niet helemaal. Daarnaast werken er in de zorg professionals die zich…

Literatuurlijst
  1. Adler, P.S. & Borys, B. (1996). Two types of bureaucracy: Enabling and coercive. Administrative Science Quarterly, 41, 61-89.
  2. Anthony, R.N. (1965). Planning and Control Systems: Framework for analysis. Boston: Graduate School of Business Administration, Harvard University.
  3. Arches, J.L. (1991). Social structure, burnout, and job satisfaction, Social Work, 36, 202-206.
  4. Birnberg J.G., Turopolec, L. & Young, S.M. (1983). The organizational context of accounting. Accounting, Organizations and Society, 8, 111-129.
  5. Brehm, J.W. (1966). A Theory of Psychological Reactance. New York: Academic Press.
  6. Cain, D.M., Loewenstein, G. & Moore, D.A. (2005). The dirt on coming clean: Perverse effects of disclosing conflicts of interest. Journal of Legal Studies, 34, 1-25.
  7. Christ, M.H., Sedatole, K.L & Towry, K.L. & Thomas, M.A. (2008). When formal controls undermine trust and cooperation. Strategic Finance, 89, 38-44.
  8. Cialdini, R. & N. Goldstein (2004). Social influence: Compliance and Conformity. Annual Review of Psychology, 55, 591-621.
  9. Cravens, D.W., Lassk, F.G., Low, G.S., Marshall, G.W. & Moncrief III, W.C. (2004). Formal and informal management control combinations in sales organizations: The impact on salesperson consequences. Journal of Business Research, 57, 241-248.
  10. Cressey, D.R. (1953). Other people’s money. Glencoe: Free Press.
  11. Cropanzano, R. & Byrne, Z. (2001). When it’s time to stop writing policies: An inquiry into procedural injustice, Human Resource Management, 11, 31-54.
  12. Demming, W.E. (1986). Out of the Crisis. Cambridge: MIT Press.
  13. Grandpre, J., Alvaro, E.M., Burgoon, M., Miller, C.H. & Hall, J.R. (2003). Adolescent reactance and anti-smoking campaigns: A theoretical approach. Health Communication, 15, 349–366.
  14. Grayson, M.P.L., Russo, M., Cruickshank, J.L., Bear, C.A. Gee, C.F. et al. (2011), Outcomes from the fi rst 2 years of the Australian National Hand Hygiene Initiative. Medical Journal of Australia, 195, 615-619.
  15. Jaworski, B.J. & S.M. Young (1992). Dysfunctional behaviour and management control: An empirical study of marketing managers. Accounting, Organizations and Society, 17, 17-35.
  16. Kahneman, D. & Tversky, A. (1984). Choices, Value and Frames. American Psychologist, 39, 341-350.
  17. Kaptein, M. (2011). Understanding unethical behaviour by unravelling ethical culture. Human relations, 64, 843-869.
  18. Kaptein, M. & Wallage, P. (2010). Assurance over gedrag en de rol van soft controls: Een lonkend perspectief. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, 84, 623-632.
  19. Kaptein, M. & Vink, H. (2012). De zachte kant van harde beheersingsmaatregelen: een Controls Coderingstheorie. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, 86, 434-440
  20. Katz-Navon, T., Naveh, E. & Stern, Z. (2005). Safety climate in healthcare organizations: A multidimensional approach. Academy of Management Journal, 48, 1075-1089.
  21. Klein Haarhuis, C.M. & Niemeijer, E. (2008). Wet en Werkelijkheid: Bevindingen uit evaluaties van wetten. Den Haag: Boom Juridische uitgevers.
  22. Lawler, E.E. & Rhode, J.G. (1976). Information and Control in Organizations. Pacific Palisades: Goodyear.
  23. Merchant, K.A. (1982). The control function of management. Sloan Management Review, 23(4), 43-55.
  24. Merchant, K.A. (1990). The effects of fi nancial controls on data manipulation and management myopia. Accounting, organizations and society, 15, 297-313.
  25. Rousseau, D.M. (1978a). Characteristics of departments, positions, and individuals: Contexts for attitudes and behavior. Administrative Science Quarterly, 23, 521-540.
  26. Rousseau, D.M. (1978b). Measures of technology as predictors of employee attitude. Journal of Applied Psychology, 63, 213-218.
  27. Vaassen, E.H.J. (2003). Control en de controllerfunctie. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, 4, 146-154.
  28. Wilde, G.J.S. (2001). Target Risk 2: A new psychology of safety and health. Toronto: PDE Publications.