Wat wisten jullie over fuseren vóór dit traject?
Michelle: ‘Onder meer dat bedrijven regelmatig fuseren vanwege financiële redenen. Maar psychologieverenigingen die willen fuseren, én een emotionele geschiedenis met elkaar kennen, was nieuw en maakte het spannend.’
Anne: ‘Ja, en interessanter. Ook om de emoties en gevoelens die er zijn recht te doen en tegelijk strategische keuzes te maken. ’
Met welke stappen begint een fusie?
Michelle: ‘Al sinds 2019 spraken de besturen en directies van beide verenigingen met elkaar over samenwerking en uiteindelijk het verkennen van een fusie. Op een gegeven moment besloten de besturen de eerste formele stap te zetten: samen met een notaris een intentieverklaring opstellen. Dat is een officieel document waarin staat dat we de intentie hebben te fuseren en dat we een fusie de komende tijd intensief gaan onderzoeken. De kernwaarden van de twee verenigingen werden ook in dat document genoemd en er werd een datum afgesproken waarop de besturen een fusievoorstel klaar moesten hebben.’
Anne: ‘Zo’n intentieverklaring betekent ook dat we informatie mochten uitwisselen, denk bijvoorbeeld aan de jaarcijfers. Dat is nodig om te onderzoeken hoe je samen kunt gaan en welke consequenties beslissingen mogelijk hebben.’
Na die verklaring is het kernteam opgericht. Wie zaten daar in?
Anne: ‘De besturen mochten afgevaardigden sturen. Vanuit de NVGzP waren dat Rudolf Ponds, Francien Engelhard en Boukje Lobbrecht. Vanuit het NIP Hans de Veen en Wim van Heel. De directeuren, Monique Rook en Willeke Brinkman namen hieraan deel en bereidde een groot deel voor, samen met Michelle en mij. Michelle en ik waren altijd aanwezig, maar mochten officieel niet stemmen. Wij vormden een soort secretarisduo. We hebben elkaar ook in sneltreinvaart leren kennen.’
Michelle: ‘Na het opstellen van de intentieverklaring wisten we welke onderwerpen we moesten bespreken. Het kernteam kwam toen eens per vier of twee weken bij elkaar. Ik weet nog dat we een keer op het NIP-bureau samenkwamen tijdens een storm (Eunice in februari 2022, red.). Alle treinen vielen uit en we konden het avondeten niet meer bij thuisbezorgd bestellen. Dat was heel bijzonder, het hele kantoorgebouw was stil, en de straten leeg. Toch besloot iedereen naar kantoor te komen.’
Welke stappen moesten er na al dat vergaderen gezet worden?
Michelle: ‘In april moesten de besturen er op hoofdlijnen uit zijn. Daarna was het aan Anne en mij alle notulen en gemaakte afspraken om te vormen tot het fusievoorstel. Dat betekende dat we ons ook over allerlei juridische zaken moesten buigen, onder begeleiding van de notaris. We hebben daarnaast een uitgebreide toelichting op het fusievoorstel geschreven voor de ledenraad waarin op hoofdlijnen het startpunt van de nieuwe vereniging beschreven staat. Over dat geheel stemden de ledenraden eind mei.’
Anne: ‘Omdat we de nieuwe statuten (daarin staan alle grondregels en afspraken van de vereniging, red.) moesten deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) – en we ze daarna dus niet meer konden wijzigen – moest er twee keer gestemd worden. De eerste keer was een interessante avond. We zaten met twee ledenraden in twee zalen ter plekke, in aanwezigheid van twee notarissen, de toekomstige statuten aan te passen. Eind september moesten de ledenraden nogmaals, en nu officieel, instemmen met de fusie.’
Waar zijn jullie het gros van de tijd mee bezig geweest?
Anne: ‘Het uitzoeken en opschrijven van alle processen van de twee verenigingen. Hoe werkt de ledenadministratie, de financiën, de secties, de gremia? En hoe kunnen we dat op de beste manier samenvoegen? Vanwege de tijdsdruk was dat af en toe echt buffelen. Toch is alles voorspoedig gegaan, ik wist niet dat er zoveel kon gebeuren in zo’n korte tijd. We hebben ook vaak pakken aan papier moeten lezen en ingewikkelde teksten. Bijvoorbeeld de statuten van het NIP. Daar hebben we ook vaak over gebeld voordat we het een beetje begrepen.’
Michelle: ‘De statuten ken ik nu echt uit mijn hoofd, haha.’
Hoe gaat het nu verder?
Anne: ‘Vanuit mijn rol als beleidsmedewerker blijf ik nog betrokken bij de fusie, maar ik ben ook druk met diverse beleidsdossiers.’ Michelle: ‘Als bestuurssecretaris blijf ik nauw betrokken bij de verdere vormgeving van het samengaan van de verenigingen, samen met een hoop andere collega’s.’ Wat hebben jullie vooral geleerd van dit proces?
Michelle: ‘Zelfs psychologen kunnen ergens samen uitkomen, ook al is het heel ingewikkeld.’ Anne: ‘Daar sluit ik me bij aan.’
In het kort: wat ging er aan de fusie vooraf?
Het NIP en de NVGzP werken op verschillende dossiers samen, bijvoorbeeld rond de nieuwe beroepenstructuur, ze houden zich regelmatig met dezelfde onderwerpen bezig of nemen dezelfde standpunten in. Er wordt af en toe voorzichtig over een fusie gesproken.
• De besturen ondertekenen in december 2021 de intentieverklaring, beide verenigingen gaan een mogelijk fusie nu intensief onderzoeken en ze mogen informatie, zoals jaarcijfers, met elkaar delen
• Afgevaardigden van de besturen en directies vormen een kernteam dat intensief gaat vergaderen over de identiteit van de nieuwe vereniging
• In april zijn de besturen, zoals afgesproken in de intentieverklaring, het eens over grootste en belangrijkste zaken, het fusievoorstel kan opgesteld worden
• De ledenraden mogen eind mei stemmen over het fusievoorstel en stemmen unaniem in met de intentie tot fuseren en leggen samen de laatste hand aan de nieuwe statuten
• De fusiestukken worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel
• Eind september stemmen de ledenraden definitief: per 1 oktober 2022 fuseren het NIP en de NVGzP tot één beroepsvereniging voor psychologen
• De gefuseerde vereniging heeft de naam NIP gekregen, nu wordt er gewerkt aan een geheel nieuwe uitstraling voor de vereniging waarbij ook een nieuw logo ontwikkeld wordt dat de trots van beide verenigingen weergeeft
• De gefuseerde vereniging werkt vanaf 1 oktober onder één bestuur (bestaande uit zeven personen, waarvan drie uit de voormalige NVGzP), één ledenraad (bestaande uit beide voormalige ledenraden) en één gezamenlijk bureau onder leiding van Monique Rook.
Beeld: Merlijn Janssen Steenberg
